Zeit- und Aufgabenmanagement

Einführung

Abb.: von Dooder / Freepik

Hoch motiviert und neugierig starten Sie in diesen Kurs, ins Studium oder in Ihre Weiterbildung. Doch schnell wird die Zeit knapp! Es gilt, neu zu überlegen und planen, wie und wann Sie alles schaffen, wie Sie die familiären und beruflichen Pflichten mit dem Lernen in Einklang bringen können. Dabei ist es wichtig, dass Sie mit Angehörigen, aber auch mit Freunden und Kolleginnen sprechen, denn sie werden alle von Ihrer Entscheidung betroffen sein. Über allem steht die Frage:

Wo finde ich die Zeit, die ich für mein Studium brauche?

Zusätzliche Zeit gibt es nicht. Also muss die zur Verfügung stehende Zeit anders aufgeteilt werden.

Diese Weiterbildung ist Ihnen wichtig. Insofern sind Sie bereit, in anderen Bereichen (wahrscheinlich in der Freizeit) Opfer zu bringen. Überlegen Sie, welche Einschränkungen Sie

(a) nie
(b) leicht
(c) nach sorgfältigem Abwägen

machen können. Ihre bezahlte Arbeit, Schlaf, Mahlzeiten fallen wohl in die 1. Kategorie, Kino- und Kneipenbesuche in die 2., aber schon bei der Kinderbetreuung, gemeinsamen Familienunternehmungen wie Urlaub, Verwandtenbesuch oder Verabredungen im Freundeskreis müssen Sie sorgfältig planen und abwägen.

Der Themenkomplex "Zeit- und Aufgabenmanagement" soll Ihnen dabei behilflich sein.

Lernziele Zeitmanagement

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1. effektiv mit Ihrem Zeitbudget umgehen zu können
   
2. Ihre Zeit realistisch und sinnvoll zu planen
   
3. Kurs-, Wochen- und Tagespläne zu entwickeln
   
4. nützliche Tools, um auch den Alltag zu organisieren
   
   

Einstieg ins Zeitmanagement

Abb.: von Dooder / Freepik

Vor allem im Zusammenhang mit effektiver Arbeitsweise im Berufsalltag trifft man immer wieder auf verschiedene Strategien.

Einige Klassiker unter diesen Strategien sollen Ihnen im Folgenden vorgestellt werden. Prüfen Sie für sich, ob Sie
daraus für ihre Lern- und Ihre Arbeitswelt praktikable Konzepte entwickeln können.

Wo eine Strategie Ihnen für das eigentliche Lernen ungeeignet erscheint, kann sie unter Umständen eine Entlastung Ihres Berufsalltags bedeuten – und damit Freiraum für das Lernen (und natürlich auch für die Freizeit) schaffen.

Im Wesentlichen geht es immer darum

1. zu entscheiden, was man tut (und was man delegieren kann oder was gar nicht getan werden muss)
2. und wann man es tut.

Die Beantwortung dieser Fragen führt zu einem langfristigen Arbeitsplan, der sich dann auf einen mittelfristigen und letztlich auf einen Tagesplan herunterbrechen lässt.

Zum Thema Zeitmanagement lässt sich im Internet (und in Bibliotheken) ausgiebig recherchieren. Im Folgenden finden Sie zusammenfassend die bekanntesten Prinzipien, Strategien und Methoden.

Methoden der Zeitplanung

Wie setze ich Prioritäten?
Bevor Sie über Prioritäten entscheiden können, brauchen Sie eine klare Vorstellung von Ihren Zielen - von den langfristigen, den mittelfristigen sowie den kurzfristigen. Nicht immer lassen sich alle Ziele miteinander vereinbaren, vor allem kurz- und langfristige Ziele widersprechen einander oft.

Aktivität:
Benennen Sie Ihre Ziele und versuchen Sie, Zielkonflikte zu entschärfen.

Nach der Reflexion der Ziele kann die Priorisierung der anstehenden Aufgaben beginnen. Folgenden Prinzipien begegnen Sie bei der Recherche immer wieder:

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip besagt, dass Sie bei jedem Vorgang, der in Ihre Hände fällt, sofort über dessen Weiterbearbeitung entscheiden. Die Entscheidung fällen Sie aufgrund der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgaben.

• wichtig und dringlich: sofort selbst erledigen
• wichtig und nicht dringlich: in Zeitplanung übertragen
• unwichtig, aber dringlich: an Mitarbeitende delegieren (An wen? Hat er / sie geeignete Kompetenzen / Zeit? Sind Sie in einer Position, aus der Sie an ihn / sie delegieren sollten?)
• unwichtig und nicht dringlich: in den Papierkorb

Mittelfristig ist erstrebenswert, dass wichtige Dinge so rechtzeitig erledigt werden, dass Sie nicht gleichzeitig wichtig und dringlich sind (weg vom Krisenmanagement).

ABC-Analyse

Oft in Kombination mit dem Eisenhower-Prinzip, stößt man auf die ABC-Analyse:
Auch hier werden die einzelnen Aufgaben Kategorien zugeordnet:

A: existenziell wichtig: muss getan werden
B: mittlere Wichtigkeit: kann getan werden
C: geringe Wichtigkeit: sollte nicht sofort getan werden

Mittelfristig ist erstrebenswert, die Zeit, die Sie für C-Aufgaben einsetzen, zu verringern (Delegation) und sich stärker auf A-Aufgaben zu konzentrieren.

Konsequenzen:

• Listen Sie auf, was zu tun ist.
• Prüfen Sie, inwiefern diese Aufgaben dazu beitragen, dass Ihre Ziele erreicht werden.
• Bewerten Sie die anstehenden Arbeiten nach dem Eisenhower-Prinzip bzw. nach der ABC-Analyse.
• Legen Sie geeignete Zeiten für das Erledigen der Aufgaben fest.

Im Zusammenhang mit dem Verhältnis von Aufwand zu Ergebnissen stößt man schnell auf das

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20% Arbeitseinsatz 80% der Ergebnisse bringen; weitere 80% Arbeitseinsatz bringen die restlichen 20% der Ergebnisse (Perfektionismus etc.).

Konsequenz:
Entscheiden Sie für Ihre Aufgaben jeweils, welches Ausmaß an Perfektion, Vollständigkeit etc. sinnvoll bzw. gerechtfertigt ist.

Arbeitstag planen

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A   Aufgaben aufschreiben: Sammeln Sie alle Aktivitäten, Tätigkeiten und Termine des folgenden Tages in Form einer To-Do-Liste. So haben Sie Ihre Aufgaben immer vor Augen und verlieren nicht den Überblick.

L   Länge/Dauer schätzen: Schreiben Sie zu jeder Aufgabe die benötigte Zeit auf. Versuchen Sie, den Zeitaufwand großzügig zu kalkulieren, um sich nicht zu viel vorzunehmen. Setzen Sie ein realistisches Zeitlimit, um die Arbeit nicht in die Länge zu ziehen.

P   Pufferzeiten einplanen: Vermeiden Sie es Ihren Tag bis auf die letzte Minute zu verplanen. Lassen Sie genug Zeitpuffer für Unvorhergesehenes, in dem Sie nur 60% der Ihnen zur Verfügung
stehenden Zeit verplanen. So können Sie unnötigen Stress vermeiden und mehr Freizeit genießen.

E   Entscheidungen treffen: Setzen Sie sich zwei Prioritäten, die Sie pro Tag auf jeden Fall erledigen möchten. Versuchen Sie, Ihre restlichen Tagesaufgaben auf das Wesentliche zu kürzen und alles zu delegieren, was Sie nicht selbst tun müssen. Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge Sie die Aufgaben erledigen möchten.

N   Nachkontrolle: Ziehen Sie am Abend eine Tagesbilanz. Denken Sie darüber nach, warum Sie etwas geschafft haben oder nicht. Nutzen Sie Ihre Erfolge für Ihre Motivation und Ihre Misserfolge als Anregung zur Optimierung Ihres Zeitmanagements. Entscheiden Sie welche der unerledigten Aufgaben weiterhin wichtig sind und planen Sie sie ggf. für den nächsten Tag ein.

Planen Sie Pausen ein! Auch mehrere kleine Pausen zwischendurch!

Wenn das Thema Ihnen wichtig ist, nehmen Sie diese Zusammenfassung zum Anlass, Schlüsselwörter als Suchbegriffe für die weitere Recherche zu verwenden. Sie werden erstaunt sein, welche Fülle an weiterführenden Informationen z.B. das Internet Ihnen dazu bietet.

Lernzeit und -raum

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Beobachten Sie auch, wann Sie besonders leistungsfähig sind (z.B. in den frühen Vormittagsstunden, dann wieder gegen Abend) und legen Sie wichtige Arbeiten, die Konzentration und / oder Kreativität verlangen, in diese Phasen. Belegen Sie leistungsschwächere Zeiten (z.B. nach der Mittagspause) mit Aufgaben, die weniger Konzentration erfordern.

Machen Sie sich auch Gedanken in welchem Umfeld Sie am besten Lernen. Brauchen Sie vollständige Ruhe oder Lernen Sie besser mit Hintergrundgeräuschen oder sogar geschäftigem Treiben um Sie herum. Probieren Sie die Vor- und Nachteile von unterschiedlichen Lernräumen für sich aus und wechseln Sie mal den heimischen Schreibtisch mit einem Café und der Bibliothek ab.

Abb.: von Freepik

Überlegen Sie welche Methoden des Zeit- und Aufgabenmanagements für Sie praktikabel sind und wenden Sie diese an. Welche passen evtl. gar nicht zu Ihrer Arbeitsweise? Tauschen Sie sich mit Kommilitoninnen oder Kollegen aus wie diese ihre Motivation hochhalten

Ausdauer beim Lernen

Lassen Sie sich nicht die Zeit stehlen!

Ein Kalender oder ein elektronischer Organizer sind hilfreich - für die konkrete Planung eignen sich die Musterblätter, die wir hier beispielhaft anbieten, besser. Sie orientieren sich an den Zielen und Aufgaben und nicht an dem starren Zeitraster eines Kalenders. Optimal ist es, wenn Sie beides miteinander verknüpfen können.

1. Machen Sie sich vor Beginn des Studiums einen Gesamtplan für die Dauer Ihres Moduls. Tragen Sie feste Termine wie Abgabetermine für Einzel- und Gruppenaufgaben, Termine für Meetings etc. ein
2. Tragen Sie dort Ihre regelmäßigen und unregelmäßigen Verpflichtungen ein.
3. Überlegen Sie nun, wann Sie Zeit zum Lernen platzieren können. Tragen Sie verbindliche Zeiten ein - und kalkulieren Sie einen zeitlichen Puffer von ca. der Hälfte der kalkulierten Netto-Lernzeit ein.
4. Genauso wichtig: Pausen und Erholung. Minutenpausen zum Räkeln, Strecken, Entspannungsübungen machen, längere Pausen, um etwas zu essen oder zu trinken und - bei sehr langen Studierphasen - große Pausen zum ganz abschalten, z. B. zum Joggen, Radeln oder Meditieren. (Sport an frischer Luft ist ideal) Belohnen Sie sich am Wochenende mit einem Konzert- oder Kneipenbesuch. Machen Sie auch mal einen ganzen Tag "Studienurlaub". Das macht den Kopf frei, motiviert Sie erneut und gibt frische Energie.
5. Sparen Sie nicht am Schlaf! Der Körper braucht diese Zeit zur Regeneration und der Geist, um das Gelernte zu verarbeiten und zu integrieren. Studienzeiten in die Schlafzeiten zu legen, schadet der Konzentration und letztendlich dem Lernerfolg.

Wenn Sie bislang noch keine Erfahrung mit systematischem Zeitmanagement haben, führen Sie zuerst einmal ein Zeitprotokoll: schreiben Sie einige Tage lang genau auf, was Sie gemacht haben, und überlegen dann, wo sich die Zeitdiebe versteckt halten. Danach gelingt Ihnen Ihr Studien- und Wochenplan leichter.

Beispiel für einen konkreten Wochenplan (Ihr Plan wird vermutlich ganz anders aussehen):

Musterwochenplan

Der eigene Studienplan

Nachdem Sie nun theoretisch die Wochenplanung erfasst haben, geht es an die Umsetzung:

 1. Führen Sie in den kommenden Tagen ein Zeitprotokoll und beurteilen Sie kritisch, wie Sie Ihre Zeit besser einteilen und verwalten können.
 2. Tragen Sie in einen Kalender alle festen Termine der Modul-Laufzeit ein.
 3. Legen Sie Ihre Studienzeiten fest und tragen Sie sie in Ihren Kalender ein (Puffer einplanen!)
 

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Wie kommen Sie zu Recht mit To-Do-Listen oder Tages-, Wochen-, und Monatsplänen? Macht eine detaillierte Zeiteinteilung für Ihre Tätigkeiten Sinn oder entsprechen Ihrer Arbeitsweise Zeitblöcke, in denen Sie sich einem Thema widmen? Reflektieren Sie Ihre Vorgehensweise und besprechen Sie diese mit Kommilitonen oder Kolleginnen. Vielleicht haben Sie auch einen Tipp für die Unterstützung Ihrer Zeitplanung durch eine Software oder App.

Lernziele Aufgabenmanagement

1. Notwendigkeit sehen, Schwerpunkte im Lernprozess zu setzen
2. Entscheidungshilfen für Lern-Schwerpunkte entwickeln
3. ein eigenes Lern-Minimum und Lern-Optimum festlegen können

Schwerpunkte im eigenen Lernprozess

Nicht immer ist es einfach, einen vorgeschlagenen, groben Zeitplan einzuhalten. Oft gibt es ein Zeitproblem, nicht selten auch ein Motivationsproblem.

Dieser Exkurs soll Ihnen eine kurze und knappe Antwort auf die Frage geben:

Wie kann ich meine wenige Zeit so für das Modul einsetzen, dass ich möglichst viel davon habe?

Die Grundidee ist dabei:

• Feststellen, was man aus welchem Grund tun soll: Ziele und Aktivitäten, die das Modul vorgibt, identifizieren.
• Feststellen, was man aus welchem Grund in Bezug auf das vorgegebene Thema tun möchte: konkrete, motivierende Relevanz für sich selbst herausstellen.

Auf der Grundlage dieser Überlegungen können Sie Ihr eigenes Optimum und Ihr eigenes Minimum definieren und terminlich platzieren. Der Spielraum zwischen Minimum und Optimum ist Ihre zeitliche Reserve.

Lernoptimum und -minimum

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Wir haben eine Checkliste vorbereitet, mit deren Hilfe Ihnen erleichtert werden soll, eigene Schwerpunkte in Ihrem Lernprozess zu setzen.

Eine Vorlage dieser Checkliste finden Sie

Folgende Schritte werden dabei für die konkrete Planung der eigenen Schwerpunkte im Lernprozess gegangen:

1. Ziele der Einheit identifizieren und benennen

2. Relevanz des Themas für sich selber feststellen:                                               

   Leitfragen:
   

   • Zu welchen aktuellen Fragen aus meiner Arbeits- oder Lernwelt möchte ich Antworten finden?
   • Zu welchen zukünftigen / potenziellen Fragen aus meiner Arbeits- oder Lernwelt möchte ich Antworten finden?
   • Zu welchen Fragen aus früheren Situationen meiner Arbeits- oder Lernwelt möchte ich Antworten finden?
   • Was interessiert mich außerdem - auch ohne konkreten Anwendungsnutzen?

3. Aktivitäten, die im Modul zum Erreichen der Ziele angeboten werden, identifizieren und benennen

4. Benennen, welche zusätzlichen Aktivitäten - auch zum Erreichen der eigenen Ziele - sinnvoll und realistisch sind

5. persönliches Optimum bestimmen:
   Welche Ziele (der Einheit und eigene) erreiche ich optimalerweise?
   Mit welchen Aktivitäten? Zutreffendes mit „O“ markieren.

6. persönliches Minimum bestimmen:
   Welche Ziele will ich auf jeden Fall mindestens erreichen?
   Mit welchen Aktivitäten? Zutreffendes mit „M“ markieren.

7. Aktivitäten terminieren:
   Zeiten für die Aktivitäten festlegen (und freihalten).

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, wie so eine Planung konkret aussehen kann und ein Formular für den eigenen Gebrauch, wenn Sie dieses Verfahren für die Planung Ihres Lernprozesses einsetzen möchten.

Smarte Ziele

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Es erleichtert Ihnen Ihre Ziele zu erreichen, wenn Sie sie genau bestimmen. Konkret formulierte Ziele helfen Ihnen dabei, Ihre Wünsche in die Tat umzusetzen und an der Umsetzung zu arbeiten. Formulieren Sie Ihre Ziele nach der SMART-Methode.

S   Spezifisch: Formulieren Sie Ihr Ziel so konkret und präzise wie möglich. Dies hilft Ihnen die Teilschritte zu sehen, die Sie gehen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen.

M   Messbar: Bestimmen Sie was den Erfolg Ihres Ziels ausmacht bzw. wie Sie den Erfolg überprüfen können.

A   Aktionsorientiert: Es ist motivierender, wenn Sie positiv formulieren, was Sie tun wollen anstatt zu formulieren, was Sie nicht mehr tun möchten.

R   Realistisch: Versuchen Sie, sich nur Ziele zu setzen, die Sie auch tatsächlich verwirklichen können. Solange das Ziel für Sie erreichbar ist, kann es hoch gesteckt sein. Ziele sollten nicht in Bereiche fallen, in denen Sie kaum Handlungsspielraum haben. Ihr Ziel sollte Sie weder über- noch unterfordern.

T   Terminierbar: Legen Sie einen konkreten und realistischen Termin fest, an dem Sie Ihr Ziel erreicht haben möchten. Bestimmen Sie Zeitpunkte für Etappenziele, damit Sie Ihre Fortschritte überprüfen können und ggf. Ihre Zeitplanung anpassen können.

Standardregeln

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Bei den Aufgaben, die Sie bearbeiten müssen, werden Sie bald feststellen, dass nicht alle gleich zeitaufwändig sind oder den gleichen Schwierigkeitsgrad und Umfang haben. Zeit- und Aufgabenmanagement gehören also unbedingt zusammen. Wie bei Zeitmanagement gelten auch bei Aufgabenmanagement einige Standardregeln, die sich folgendermaßen zusammenfassen lassen:

1. Entwickeln Sie eine individuelle Routine. Dabei hilft Ihr Wochenplan.
2. Setzen Sie Prioritäten sowohl in Ihrem Studium als auch in beruflicher und privater Hinsicht.
3. Untergliedern Sie Aufgaben, wenn es sich anbietet, in Teilaufgaben. So wissen Sie immer wie Ihr nächster Schritt aussieht, die Aufgabe erscheint weniger groß und Sie können schneller (Teil-) Erfolge für sich verbuchen.
4. Lesen Sie sich die gestellten Aufgaben genau durch und berechnen Sie, wie viel Zeit jede einzelne in Anspruch nehmen wird. Tragen Sie die dazu notwendigen Zeiten in Ihren Wochen- bzw. Kursplan ein.
5. Ordnen Sie Ihre Aufgaben in der Reihenfolge, in der Sie sie bearbeiten wollen: sehr wichtig, ziemlich wichtig, kann liegen bleiben oder schwierig, erreichbar, leicht.
6. Bearbeiten Sie schwierige oder langweilige Aufgaben zuerst.
7. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor; das schafft Frustrationen und führt letztendlich zu Misserfolgen.
8. Vergessen Sie die schönen Pausen und Belohnungen nicht. Dies ist nicht nur eine Frage der Zeit- und Aufgabenverwaltung, sondern auch der "Verwaltung" Ihrer Energie und Motivation.

Zeit- und Aufgabenmanagement

von Chris Brylla, Jasmin Hamadeh, Lena Oswald, Dodo Steinhardt
ist lizenziert unter einer Namensnennung - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International Lizenz.

Entstanden im Rahmen des Projekts "Methodenkompetenz" der Universität Hamburg / Hamburg Open Online University (www.hoou.de).