Keine Konzentration, ständig neue E-Mails und oh, diese Schuhe sind runtergesetzt! Wenn dir beim Arbeiten die Konzentration fehlt und du dich gerne ablenken lässt, ist es Zeit für einen Wechsel der Arbeitsstrategie. Versuch es doch einmal mit Deep Work!

Viele kennen es bestimmt. Man setzt sich an seinen Schreibtisch, holt seine Materialien raus und hat sich vorgenommen was zu schaffen. Aber irgendwie kommt man überhaupt nicht in einen konzentrierten Workflow. Am Ende des Tages ist man frustriert, weil man seine vorgenommenen Aufgaben nicht geschafft hat und man hofft, dass es die nächsten Tage besser wird. Wir empfehlen dir die „Deep Work“- Strategie auszuprobieren und geben hier Tipps, wie du die umsetzen kannst.

Deep Work ist eine Strategie für konzentriertes und fokussiertes Arbeiten, das durch den Informatikprofessor Cal Newport Aufmerksamkeit erlangte. Mit der Deep Work-Strategie sollen anspruchsvolle Aufgaben möglichst ohne Ablenkungen von innen und außen erledigt werden.

Das Gegenteil ist die sogenannte Shallow Work-Strategie. Damit sind Arbeitsvorgänge gemeint, die nicht deine volle Konzentration erfordern, wie z.B. den Schreibtisch aufräumen, Online-Shopping, eine Recherche oder das Layouten einer Präsentation. Die Umsetzung der Deep Work-Strategie erfordert ein wenig Planung. Wir stellen dir die vier grundlegenen vier Schritte vor.

Unser Biorhythmus bestimmt maßgeblich, wann am Tag wir am leistungsfähigsten sind. Bevor du also mit der Deep- Work-Strategie beginnst, ist es wichtig, dass du reflektierst, wann am Tag du dich am besten konzentrieren kannst.

Bei den meisten Menschen ist es wie auf der Abbildung hier. Gegen etwa 10 Uhr erreichen sie die höchste Konzentration, die am Nachmittag ihren ersten Tiefpunkt erreicht. Am Abend steigt die Konzentration zwar nochmal etwas, aber erreicht nicht mehr den Maximum am Morgen.

Es kann bei dir natürlich auch ganz anders aussehen. Du solltest nicht gegen deinen biologischen Rhythmus arbeiten. Erledige die wichtigen ggf. auch unangenehmen Dinge in deinen Hochphasen. Nutze deine Leistungstiefs für Ruhephasen oder Routinetätigkeiten. Hier kommst du zu einer Vorlage, um deinen individuelle Leistungkurve zu bestimmen.

Selbstverständlich ist für die konzentrierte Arbeit auch wichtig grundsätzlich in einer guten körperlichen Verfassung zu sein. Ein schlechter Schlaf ist beispielsweise keine gute Voraussetzung für eine erhöhte Konzentration. Wir haben zwei eigene Tutorials zu den Themen Wie du deinen Schlaf verbessern kannst und Wie beeinflusst unser Schlaf das Lernen?, in denen wir die Wichtigkeit guten Schlafs und seinen Einfluss auf unser Lernen herausgestellt haben.

Das Ziel der Deep Work-Strategie ist konzentriertes Arbeiten. Dies ist aber zunächst leichter gesagt als getan. Seine Konzentrationsfähigkeit zu steigern ist kein Prozess von heute auf morgen, sondern bedarf stetiger Übung. Deshalb wollen wir dir hier Übungen vorstellen, wie du grundsätzlich deine Konzentrationsfähigkeit verbessern kannst.

Übungen im Alltag

Du kannst im Alltag kleine Aufgaben integrieren, welche daraus ausgelegt sind deine gesamte Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen. Der Sinn dieser Übungen ist, dass du in den Multitaskingmodus verfällst.  Das heißt, lege dein Handy weit weg. Lasse den Laptop und Fernseher aus. Versuche dich einmal bewusst für eine Zeit auf eine Aufgabe zu konzentrieren, ohne deinem Verlangen nachzugehen dich ablenken zu lassen oder deine Gedanken lange schweifen zu lassen.

Konzentration am Schreibtisch wiederfinden

Kennst du folgende Situation?

Der gute Wille ist da, aber auf Weg zu einer verbesserten Konzentrationsfähigkeit können trotzdem Situationen auftreten, in denen das nicht klappt. Ein paar der Übungen in der Mind-Map, wie beispielsweise der starre Blick und das Finger-Qi-Gong, eignen sich auch, um seine verlorene Konzentration am Schreibtisch wiederzufinden. Doch wenn es mal so gar nicht geht, dann hilft nur ein kleiner „Deal“ mit dir selbst.

Setze dir bewusst einen Zeitlimit, um in den Arbeitsmodus reinzukommen. Gelingt es dir beispielsweise nicht nach 15 Minuten, dann brich die Arbeit ab und widme dich erstmal einer anderen, leichteren Aufgabe oder mache eine Pause. Nach einer Weile kannst du erneut versuchen dich ranzusetzen. Wenn es auch beim zweiten Anlauf nicht klappt, ist es sinnvoller die Arbeit auf ein anderes Zeitfenster schieben. Damit du generell einfacher in den Arbeitsmodus kommst, ist es sinnvoll eine Routine zu haben. Wir stellen dir im nächsten Abschnitt vor, wie du eine Routine für deine Deep Work-Session planen kannst.

Ablenkungen sind Gift für unseren Workflow. Bereits wenige Sekunden reichen aus, um dich komplett aus deiner Arbeit rauszuholen und es dauert eine Weile bis du dich wieder konzentriert einfinden kannst. Und jetzt stellen wir uns einmal vor wie es ist, wenn man im Minutentakt aufs Handy schaut oder anfängt zwischendurch Online-Shopping zu erledigen. In so einer Situation kann keine Konzentration aufkommen. Dies ist auch als Sägeblatteffekt bekannt und ist in der folgenden Abbildung aufgezeigt. Anhand der Darstellung wird deutlich, wie viel kostbare Zeit durch das auf und ab unserer Konzentration verloren geht.

Deshalb schlagen wir vor, dass du dich einmal ganz bewusst damit auseinandersetzt, was dich beim Arbeiten ablenkt. Wir haben einige Reflexionsfragen vorbereitet, um dich dabei zu unterstützen. Wir haben nach jeder Frage einen Tipp für dich, wie du mit der jeweiligen Ablenkung umgehen kannst.

Was lenkt dich ab?

  sehr
gering		 gering mittel stark sehr
stark
…der ständige Blick auf dein Smartphone?
(Messanger, Soziale Netzwerke)
…Surfen oder Spiele?
(Online-Shopping, News lesen, Desktop & Online-Spiele)
…der spontane Wechsel zu anderen Aufgaben?
(aufräumen, einkaufen)
…negative Gedanken oder Grübeleien?
(habe ich mich richtig entschieden? was, wenn ich durchfalle?)
…andere Personen in deinem Umfeld
(Mitbewohner, Eltern, die klingelnde Postbotin)?
…E-Mails oder Anrufe?
(angekündigt und nicht angekündigte)
…dein Arbeitsplatz?
(unaufgeräumt, laut, unbequem)

Sieh dir eine Antworten noch einmal an: Wo drückt der Schuh am stärksten? Zu jedem Aspekt haben wir passende Empfehlungen zusammengestellt.

  • Leg das Smartphone so weit weg, so dass du aufstehen und hingehen müsstest, um drauf zu schauen.
  • Eine andere Möglichkeit ist, dass du dein Handy in deine Arbeitsphase einbindest. Mit der „Forest“-App beispielsweise stellst du dir einen Arbeitszeitraum von beispielsweise 25 Minuten ein. In diesen 25 Minuten wächst ein Baum in der App, aber nur dann, wenn du das Handy in dieser Zeit nicht nutzt. Nach den 25 Minuten kannst du eine kleine Pause machen und dann einen neuen Zeitraum einstellen. Am Ende der Woche hast du dann einen kleinen Wald gepflanzt und kannst sehen, wie viele Zeiteinheiten du durchgearbeitet hast. Hier kommst du zur Forest-App.
  • Eine App, die nach dem gleichen Prinzip funktioniert ist die “ Focus To-Do: Pomodoro Timer & Aufgabenmanager“-App . Neben einem Timer kannst du in dieser App noch Aufgabenlisten und Erinnerungen für wichtige Aufgaben erstellen. Hier kommst du zu Focus To-Do.
  • Eine weitere Möglichkeit ist, dass du dein Handy deinem Mitbewohner/ deiner Mitbewohnerin zur Verwahrung bist.

Hier siehst du Screenshots der beiden Apps. Links ist die Forest-App, bei der du Bäume wachsen lassen kannst, wenn du während der eingestellten Zeit nicht auf das Smartphone schaust. Rechts ist die Focus-To-Do-App, bei der du dir für einzelne Tage To-Dos festhalten und sehen kannst, wie lange du jeweils an den Tagen gearbeitet hast. Der rote Button unten zeigt dir auf Grundlage deiner eingestellten Zeit an, wie lange du noch arbeiten müsstest.

  • Werde dir bewusst, dass solche Handlungen unbewusst geschehen können, weil du Impulsen folgst. Das heißt, dass du manchmal sprichwörtlich nicht weißt wie dir geschieht. Hierfür gilt es sich zu sensibiliseren und achtsam für seine Impulse zu werden.Hierfür kannst du beispielsweise nach deinen nächsten Arbeitsphasen bewusst reflektieren, wann und welcher Ablenkung du nachgegangen bist. So kannst du zunehmend ein Bewusstsein entwickeln, was deine Trigger sind.
  • Sobald du Achtsamkeit gegenüber deinen Impulsen entwickelt hast, kannst du versuchen diese Impulse umzulenken. Wenn dich beispielsweise die Unlust überkommt, weil der Text nicht verständlich ist oder du nicht weißt, wie du die Aufgabe angehen sollst und du merkst du kannst nicht weiterarbeiten: Mache eine Atemübung oder Konzentrationsübung statt auf Spiegel-Online zu surfen…
  • Ein stikter Schritt wäre sich für bestimmte Seiten Sperren einzurichten. Bist du dann im Begriff auf die Seite zu gehen, dann bekommst du eine Meldung. Dies kann gerade helfen, wenn du den Ablenkungen unbewusst folgst. Solche Sperren sind meistens als PlugIn in Browsern vorhanden. Bei Google Chrome beispielsweise heißt diese Erweiterung SiteBlock. Bei Firefox heißt es BlockSite.
  • Mache aus den typischen Ablenkungen Belohnungen:„Wenn die Arbeitsphase vorbei ist, dann mache ich mir einen Kaffee… darf ich Schuhe shoppen… den Artikel lesen“. Probiere das doch gleich einmal und formuliere deinen eigenen Wenn-dann-Satz.
  • Netzwerkverbindung & WLAN deaktivieren, wenn du es nicht brauchst.
  • Der Grund für schweifende Gedanken kann vielfältig sein und ist auch nicht problematisch, wenn du es schaffst dich dann wieder auf deine Arbeit zu fokussieren. Problematisch ist es nur, wenn es Gedanken sind, die dich einnehmen. Wenn du beispielsweise mit negativen Gedanken und Grübeleien zu kämpfen hast, während du arbeitest, dann schau dir gerne das Tutorial Umgang mit Nervosität vor Prüfungen – Grübeln stoppen an.
  • Es ist sinnvoll sich einen festen Arbeitszeitraum festzulegen, indem du nur arbeitest und zwischendurch kleine Essens-, Bewegungs- und Handypausen machst. Es ist auch in Ordnung eine eingeplante Pause zu nutzen, um Dinge im Haushalt zu erledigen, aber sieh davon ab es während deiner konzentrierten Arbeitsphase zu tun. Was zuerst als schnelle Erledigung wirkt, kann dich komplett aus deinem Arbeitsflow herausholen. Besser ist es solche Dinge jedoch nach oder vor deiner Arbeitszeit zu erledigen und die Pausen zwischendurch bewusst zur Erholung zu nutzen.
  • Betrachte Pausen nicht als Zeitverschwendung, sondern als Möglichkeit, Energie aufzutanken. Zu langes intensives Arbeiten führt auf Dauer nämlich zu Fehlern, da die Konzentration nachlässt.
  • Die optimale Zeit, um eine Pause zu machen ist nach etwa einer Stunde Arbeit. Die Pausenzeit sollte dabei nicht länger als 10 Minuten lang sein, weil so der Erholungseffekt nachlassen kann. Du regenerierst deine Konzentrationsfähigkeit dann besonders gut, wenn du dich entspannst und für Bewegung und Sauerstoffzufuhr sorgst.
  • Wichtig ist auch, wie du die Pause verbringst: Unterbrich deine Arbeitstätigkeit bewusst! Surfe also nicht am Computer, wenn du am Bildschirm arbeitest, sondern verlasse deinen Arbeitsplatz. Du kannst die Pause mit verschiedenen Tätigkeiten und Übungen füllen, die dir bewusst zur Erholung verhelfen. Gönne beispielsweise deinen Augen ein bisschen Ruhe und versuch es mal mit Yoga für die Augen. Löse dich auch kurz von deinem Arbeitsmodus. Wenn du angespannt bist, dann schüttel dich einmal aus, iss was oder tausche dich mit jemandem aus, um ein bisschen bewusst und gewollt abgelenkt zu sein. 😉
  • Wirst du ständig von deinen Mitbewohnern oder Eltern unterbrochen, dann hilft nur ein Gespräch mit ihnen. Lege mit ihnen fest, dass du in einem bestimmten Zeitraum nicht gestört werden möchtest und anstehende Erledigungen und Aufgaben, die warten können, in einem anderen Zeitfenster erledigst.
  • Zettel mit der Nachricht „Bin im Arbeitsmodus – nur klopfen, wenn es dringend ist“ an die Tür hängen. Weil der Begriff „dringend“ subjektiv dehnbar ist und unter Umständen nicht ernst genug genommen wird, kannst du sonst auch direkt schreiben, dass du nur in absoluten Notfällen gestört werden willst.
  • Telefonanrufe sowie das Klingeln an der Tür sind leider keine beeinflussbaren Faktoren, aber kurze Unterbrechungen müssen beim Arbeiten immer erwartet werden.
  • Kommen viele E-Mails rein, dann lege dir Intervalle, in denen du sie liest und beantwortest. Dies kann gerade dann eine hilfreiche Methode sein, wenn du wichtige E-Mails erwartest bzw. wenn du erreichbar sein musst. Wenn du per E-Mail eher keine Nachrichten bekommst, dann kannst du vor der Arbeitsphase reinschauen, das E-Mailprogramm dann während der Arbeitszeit.
  • Überlege dir: Wie schnell musst du wirklich reagieren? Du kannst die Erwartungshaltungen anderer Steuern! Wer immer sofort reagiert, von dem erwartet man auch schnelle antworten. Wer sich mehr Zeit nimmt, von dem wird eine sofortige Reaktion auch nicht erwartet. Das verschafft dir mehr Freiheit. Entscheide bewusst, ob eine Antwort sofort erforderlich ist.

Folgende Maßnahmen kannst du bei Telefonanrufen treffen:

  • Anrufbeantworter einrichten
  • Liste für Rückrufe anlegen
  • Telefon ausschalten
  • Wenn du den Anruf entgegen nehmen musst, dann schreibe kurz auf einen Zettel an welcher Aufgabe du gerade sitzt oder markiere den letzten Satz, den du gelesen hast.
  • Dies verkürzt die Wiedereinarbeitungszeit.
  • Manchmal hilft nur ein Wechsel. Suche dir einen Arbeitsplatz außerhalb deiner Wohnung/ deinem Haus.
  • Wenn ein Wechsel nicht möglich ist, dann brauchst du einen entsprechenden Arbeitsplatz zu Hause. Wir haben zum Thema Home-Office ein eigenes Tutorial erstellt. Hier kommst du zum Tutorial.

Wir erhalten es für sinnvoll Deep Work-Phasen zu planen und sich die genaue Vorgehensweise aufzuschreiben, damit sich eine Routine entwickeln kann. Vielleicht hast du aufgrund anderer Verpflichtungen nicht an vielen Tagen Zeit, um konzentriert zu arbeiten. Suche dir deshalb Tage aus, in denen du in deinen konzentrierten Hochphasen Zeit hast, um anspruchsvolle Aufgaben zu erledigen. Der erste Schritt wäre also, dass du dir deine Termine und Verpflichtungen für die Woche anschaust. Wenn du bisher keine Übersicht hast, dann ist es sinnvoll, dass du dir zumindest einen groben Überblick erstellst, wann welche Termine anstehen.

Der zweite Schritt ist, dass du dir notierst, wie genau du bei der Deep Work-Arbeitsession vorgehen möchtest. Du kannst dich hierbei an folgenden fünf Punkten orientieren:

Lege vorher fest, wo du arbeiten möchtest. Das erspart dir an dem Tag, an dem du konzentriert arbeiten möchtest die Planung. Wenn dir dein ausgesuchter Arbeitsort beim Arbeiten doch nicht so ideal erscheint, dann versuche es das nächste Mal woanders.

Überlege dir, wie lange du an dem jeweiligen Tag arbeiten möchtest bzw. wie lange du geschätzt für deine anstehenden Aufgaben brauchen wirst. Unterteile die Arbeitszeit dann in Arbeits- und Pausenblöcke. Zu Anfang könnten zu lange konzentrierte Phasen noch sehr herausfordernd sein. Das heißt, dass du am Anfang vielleicht eher 25 Minuten am Stück konzentriert arbeiten kannst, statt beispielsweise 45 Minuten. Auch dies kannst du bei deinen ersten Anläufen austesten und ggf. anpassen. Schreibe dir also beispielsweise auf, dass du deine Arbeitszeit in 4 Blöcke mit jeweils 25 Minuten konzentriertem Arbeiten unterteilst. Zwischen den Blöcken gibt es dann fünf bis zehn Minuten Pause.

Wenn bei dem Abschnitt „Ablenkungen minimieren“ reflektiert hast, wodurch du beim Arbeiten sonst besonders abgelenkt bist, dann triff Vorkehrungen, um diese Ablenkungen bei deiner geplanten konzentrierten Arbeitszeit möglichst gering zu halten. Solche Regelungen sind am Anfang vermutlich etwas schwer einzuhalten, aber gerade deshalb ist es wichtig sie nach und nach zu verinnerlichen. Es wird unter Umständen eine Erleichterung sein im Laufe der Zeit nicht mehr den Drang zu haben unbedingt die Nachrichten auf dem Handy zu lesen.

Was denkst du kann dich unterstützen, motiviert und fokussiert zu bleiben? Ist es vielleicht ein Kaffee, der zwischendurch für den Energieschub sorgt oder andere Snacks, die beim Arbeiten nicht fehlen dürfen? Hilft dir unter Umständen Lernmusik, um dich in den Arbeitsmodus zu bringen und dich da zu halten? Hier ist einmal ein Beispiel für Lermusik. Auch so was wie ein Stressball kann als mentale Unterstützung gut dienen, damit du motiviert an der Arbeit dranbleibst. Reflektiere einmal, was du sonst beim Arbeiten bei dir hast, damit du dich wohl fühlst.

Es ist gut sich vor einer Arbeitsession ein Ziel zu setzen, sodass du genau weißt, was du erledigen möchtest und wann du deine Arbeit dann beenden kannst. Formuliere das Ziel dabei so, dass es für dich persönlich möglichst klar ist, was du zu tun hast. Sei es, dass du aufschreibst, dass du heute genau drei Aufgaben auf deinem Übungsblatt durchgerechnet und das Prinzip dahinter verstanden hast oder, dass du zwei Kapitel in einem Buch durcharbeiten, die wichtigsten Stichpunkte rausschreiben und diese verstehen möchtest. Je präsiser du formulierst, desto einfacher ist es für dich.

Wir haben hier ein Beispiel für eine ausgearbeitete Deep Work-Routine

Nutze gerne unsere Vorlage, um dir deine Deep Work-Routine zu notieren!